Guide d'Utilisation Oranexa
Tout ce que vous devez savoir pour tirer le meilleur parti d'Oranexa
Note importante : Le module de vente (POS) est réservé aux entreprises en franchise de TVA. Oranexa n'est pas certifié NF525. Le module de gestion de stock est accessible à toutes les entreprises. En savoir plus →
Sommaire
1 Démarrage Rapide
Étape 1 : Créez votre compte
- Cliquez sur "Essai gratuit 14 jours" sur la page d'accueil
- Renseignez vos informations :
- Email * — Adresse email valide (sera votre identifiant)
- Mot de passe * — Minimum 8 caractères
- Prénom et Nom *
- Nom de l'organisation * — Le nom de votre commerce
- Confirmez que vous êtes en franchise de TVA (case à cocher obligatoire)
- Validez — Vous êtes connecté immédiatement
📋 Détails importants
- • Période d'essai : 14 jours gratuits, toutes fonctionnalités incluses
- • Après l'essai : Abonnement mensuel via Stripe (annulable à tout moment)
- • Pas de CB requise pour démarrer l'essai
Étape 2 : Explorez le tableau de bord
Une fois connecté, vous accédez à votre tableau de bord personnalisé :
- KPIs de ventes : CA du jour, semaine, mois
- Suivi des seuils TVA : widget de monitoring automatique
- Alertes stock : produits en rupture ou stock faible
- Navigation : sidebar gauche pour accéder à toutes les fonctionnalités
Étape 3 : Configurez vos premiers produits
- Allez dans Inventaire dans la sidebar
- Cliquez sur "Nouveau Produit"
- Renseignez les informations du produit (voir section Inventaire pour le détail des champs)
- Validez — Le produit est créé et visible dans votre inventaire
💡 Import en masse : Vous avez beaucoup de produits ? Utilisez l'import CSV pour les ajouter tous d'un coup. Voir la section Inventaire → Import CSV.
2 À Qui S'Adresse Oranexa
🎯 Deux modules, deux publics
📦 Gestion de Stock — Toutes les entreprises
Le module de gestion de stock (inventaire, mouvements, achats fournisseurs, catégories, emplacements) est accessible à toutes les entreprises, quel que soit leur régime de TVA.
🛒 Point de Vente (POS) — Franchise de TVA uniquement
Le module de vente est réservé aux entreprises en franchise en base de TVA :
- Auto-entrepreneurs / Micro-entrepreneurs
- Entreprises individuelles (EI), EURL, SARL, SAS...
- Condition : CA inférieur aux seuils (37 500€ services / 85 800€ biens)
Cadre légal — Certification NF525
Oranexa n'est pas certifié NF525. Depuis 2018, les entreprises assujetties à la TVA doivent utiliser un logiciel de caisse certifié (amende de 7 500€ en cas de non-conformité).
Bonne nouvelle : Les entreprises en franchise de TVA ne sont pas concernées par cette obligation. Vous pouvez utiliser Oranexa en toute légalité.
📊 Suivi automatique des seuils TVA
Oranexa surveille votre CA pour anticiper un dépassement des seuils :
- ✓ Widget dans le tableau de bord avec CA cumulé et % du seuil
- ✓ Alerte visuelle dès 80% du seuil atteint
- ✓ Distinction vente de biens vs prestations de services
3 Tableau de Bord
Le tableau de bord offre une vue d'ensemble de votre activité avec deux onglets principaux.
📊 Onglet Ventes
- ✓ CA du jour / semaine / mois — Chiffres clés en temps réel
- ✓ Nombre de transactions — Compteur de ventes
- ✓ Panier moyen — Montant moyen par vente
- ✓ Top produits — Les plus vendus sur la période
- ✓ Widget seuils TVA — Surveillance automatique
- ✓ Graphique d'évolution — Tendance du CA
📦 Onglet Stock
- ✓ Valorisation totale — Valeur FIFO de votre stock
- ✓ Nombre de références — Total de produits distincts
- ✓ Alertes stock faible — Produits sous le seuil
- ✓ Produits en rupture — Stock à zéro
- ✓ Derniers mouvements — Activité récente
- ✓ Top valeur — Produits les plus valorisés
📋 Détails importants
- • Les données sont mises à jour en temps réel à chaque vente/mouvement
- • Le graphique d'évolution affiche les 30 derniers jours par défaut
- • Cliquez sur un KPI pour accéder au détail (ventes, produits, etc.)
4 Gestion de l'Inventaire
La page Inventaire est organisée en 4 onglets : Produits, Mouvements, Catégories et Lieux.
📦 Créer un produit
Cliquez sur "Nouveau Produit" et renseignez :
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Nom affiché dans le POS et les listes |
| SKU / Code-barres | Oui | Référence unique (peut être le code-barres EAN) |
| Prix de vente | Oui | Prix TTC affiché au client (€) |
| Quantité initiale | Non | Stock de départ (défaut : 0) |
| Prix d'achat | Non | Pour calculer la marge (€) |
| Seuil d'alerte | Non | Alerte quand stock < seuil |
| Catégorie | Non | Pour organiser vos produits |
| Marque | Non | Marque du produit |
| Description | Non | Notes internes sur le produit |
📋 Détails importants
- • Le SKU doit être unique — Erreur si déjà utilisé
- • Le prix de vente peut être modifié lors d'une vente (remise)
- • Si quantité initiale > 0, un mouvement d'entrée est créé automatiquement
📄 Import CSV
Pour importer plusieurs produits d'un coup :
- Cliquez sur "Importer CSV" dans la page Inventaire
- Téléchargez le modèle CSV fourni
- Remplissez vos produits dans Excel/Sheets (colonnes : nom, sku, prix_vente, quantite...)
- Uploadez le fichier
- Vérifiez l'aperçu et corrigez les erreurs éventuelles
- Validez l'import
📋 Détails importants
- • Format accepté : CSV (UTF-8)
- • Séparateur : virgule ou point-virgule
- • Les SKU existants sont mis à jour (pas de doublons)
- • Maximum recommandé : 1000 produits par import
🏷️ Onglet Catégories
Organisez vos produits par catégorie :
- • Créer/modifier/supprimer des catégories
- • Voir le nombre de produits par catégorie
- • Import CSV de catégories
📍 Onglet Lieux
Gérez plusieurs emplacements de stockage :
- • Créer des lieux (Boutique, Réserve, Entrepôt...)
- • Définir un lieu par défaut
- • Voir le stock par lieu
- • Transférer du stock entre lieux
🔔 Alertes de Stock
Configurez un seuil d'alerte pour chaque produit. Quand le stock passe sous ce seuil :
- Le produit apparaît dans les alertes du tableau de bord
- Un indicateur visuel Stock faible apparaît dans la liste
- Accès rapide via le menu "Alertes stock" dans la sidebar
5 Point de Vente (POS)
🛒 Enregistrer une vente
- Recherchez le produit
Tapez le nom, SKU ou scannez le code-barres. Les résultats s'affichent en temps réel.
- Ajoutez au panier
Cliquez sur le produit ou appuyez Entrée. Quantité par défaut : 1.
- Ajustez la quantité
Boutons +/- ou saisie directe. Si stock insuffisant, un avertissement s'affiche.
- Appliquez une remise (optionnel)
Sur un article ou sur le total. En % ou en montant fixe (€).
- Choisissez le mode de paiement
Espèces, CB, virement, chèque... Configurables dans Paramètres.
- Validez la vente
Le stock est mis à jour automatiquement. La vente apparaît dans l'historique.
💳 Multi-paiement
Le client paie en plusieurs fois ou avec plusieurs moyens :
- Cliquez sur "Paiement multiple"
- Ajoutez le 1er paiement (ex: 50€ en espèces)
- Ajoutez le 2ème paiement (ex: reste en CB)
- Le total doit correspondre au montant dû
- Validez
🏷️ Appliquer une remise
Deux types de remises disponibles :
- Remise sur article : Cliquez sur l'article dans le panier → icône remise
- Remise sur total : Bouton "Remise" en bas du panier
↩️ Retour article
Pour enregistrer un retour client :
- Cliquez sur "Retour article" en haut du POS
- Recherchez le produit retourné
- Indiquez la quantité
- Sélectionnez le motif (optionnel)
- Validez — Le stock est réintégré
❌ Annuler une vente
Pour annuler une vente passée :
- Allez dans Ventes → Historique
- Trouvez la vente à annuler
- Cliquez sur "Annuler"
- Confirmez — Le stock est restauré
🖥️ Mode plein écran
Idéal pour utilisation sur tablette ou écran dédié en caisse :
- Cliquez sur l'icône plein écran (en haut à droite du POS)
- Interface épurée sans sidebar ni navigation
- Raccourcis clavier optimisés (Entrée = ajouter, Echap = annuler)
- Appuyez ESC ou cliquez l'icône pour quitter
📋 Détails importants
- • Stock insuffisant : La vente est possible mais un avertissement s'affiche
- • Produit sans prix : Vous pouvez saisir le prix manuellement lors de la vente
- • Lecteur code-barres : Fonctionne comme un clavier, aucune config requise
6 Achats & Fournisseurs
👥 Créer un fournisseur
Allez dans Fournisseurs → Nouveau fournisseur et renseignez :
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Nom du fournisseur ou de l'entreprise |
| Non | Pour le contacter facilement | |
| Téléphone | Non | Numéro de contact |
| Adresse | Non | Adresse postale |
| Marques | Non | Marques distribuées par ce fournisseur |
| Notes | Non | Informations complémentaires |
📝 Créer une commande fournisseur
- Créez la commande
Achats → Nouvelle commande → Sélectionnez le fournisseur
- Ajoutez les produits
Recherchez et ajoutez les produits avec quantité et prix d'achat
- Confirmez la commande
Statut passe de "Brouillon" à "Confirmé"
- Réceptionnez les produits
À la livraison, cliquez "Réceptionner". Le stock est mis à jour automatiquement.
- Marquez comme payé (optionnel)
Pour suivre l'état des paiements fournisseurs
📋 Détails importants
- • Réception partielle : Vous pouvez réceptionner moins que commandé
- • Prix d'achat : Utilisé pour le calcul FIFO et les marges
- • Statuts : Brouillon → Confirmé → Partiellement reçu → Reçu
📄 Import intelligent de factures PDF
Gagnez du temps en important vos factures fournisseurs :
- Uploadez le PDF — Glissez-déposez ou parcourez
- Extraction automatique — L'IA détecte les produits, quantités, prix
- Matching intelligent — Suggestion des produits existants dans votre inventaire
- Vérification — Corrigez les détections si nécessaire
- Validation — Créez la commande en un clic
💡 Note : Cette fonctionnalité utilise l'IA et peut nécessiter des ajustements manuels selon le format de vos factures. Les résultats s'améliorent avec le temps.
7 Mouvements de Stock
Enregistrez manuellement les mouvements de stock qui ne passent pas par une vente ou une commande fournisseur.
Entrée
Réception, inventaire initial, correction positive
Sortie
Usage interne, don, correction négative
Transfert
D'un lieu à un autre
Perte
Casse, vol, péremption
Comment enregistrer un mouvement
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Type | Oui | Entrée, Sortie, Transfert ou Perte |
| Produit | Oui | Recherche par nom, SKU ou code-barres |
| Quantité | Oui | Nombre d'unités (toujours positif) |
| Lieu | Oui | Emplacement concerné (ou source/destination pour transfert) |
| Prix d'achat | Entrées | Pour le calcul FIFO (obligatoire pour les entrées) |
| Note | Non | Raison du mouvement, référence... |
📋 Détails importants
- • Valorisation FIFO : Les entrées avec prix d'achat permettent un calcul précis des marges
- • Transfert : Nécessite un lieu source ET un lieu destination
- • Traçabilité : Tous les mouvements sont horodatés et conservés
8 Paramètres & Équipe
🏢 Organisation
Personnalisez votre espace :
- ✓ Nom — Affiché dans l'interface
- ✓ Logo — Sur les documents (optionnel)
- ✓ Modes de paiement — Ceux acceptés dans votre commerce
- ✓ Informations légales — SIRET, adresse...
👤 Mon Compte
Gérez vos informations personnelles :
- ✓ Profil — Nom, prénom, email
- ✓ Mot de passe — Modification sécurisée
- ✓ 2FA — Authentification à deux facteurs (recommandé)
- ✓ Export RGPD — Téléchargez vos données
👥 Gestion d'Équipe
Invitez des collaborateurs :
- Allez dans Paramètres → Équipe
- Cliquez "Inviter un membre"
- Entrez l'email et choisissez le rôle
- L'invité reçoit un email pour rejoindre
🔗 Multi-organisations
Vous pouvez appartenir à plusieurs organisations :
- ✓ Basculement rapide via le menu en haut
- ✓ Rôle différent par organisation
- ✓ Données totalement séparées entre organisations
🔐 Activer l'authentification 2FA
Renforcez la sécurité de votre compte avec la double authentification :
- Allez dans Mon compte → Sécurité
- Cliquez sur "Activer 2FA"
- Scannez le QR code avec une app d'authentification (Google Authenticator, Authy...)
- Entrez le code généré pour confirmer
- Important : Sauvegardez les codes de secours affichés !
10 Support & FAQ
📧 Contacter le support
Une question ? Un problème ? Notre équipe vous répond sous 24h :
contact@oranexa.fr❓ Questions fréquentes
Comment annuler mon abonnement ?
Allez dans Paramètres → Abonnement → Gérer. Vous pouvez annuler à tout moment. L'accès reste actif jusqu'à la fin de la période payée. Vos données sont conservées 30 jours après annulation.
Comment exporter mes données ?
Plusieurs options : Inventaire → Export CSV pour les produits, Ventes → Export pour l'historique, ou Mon compte → Export RGPD pour un export complet de toutes vos données.
J'ai oublié mon mot de passe
Sur la page de connexion, cliquez "Mot de passe oublié". Entrez votre email et suivez le lien reçu pour définir un nouveau mot de passe.
Puis-je utiliser Oranexa sur tablette ?
Oui ! L'interface est responsive et le mode plein écran du POS est optimisé pour les tablettes. Compatible avec les lecteurs de codes-barres Bluetooth.
9 Social IA
Qu'est-ce que Social IA ?
Social IA est le module de création de contenu visuel et textuel pour les réseaux sociaux, intégré directement dans Oranexa. Grâce à l'intelligence artificielle, générez des photos professionnelles, des vidéos courtes et des textes accrocheurs pour mettre en valeur vos produits sur Instagram, TikTok, Facebook et autres plateformes.
Pour qui ?
Social IA s'adresse à tous les commerçants qui souhaitent être présents sur les réseaux sociaux sans avoir besoin de compétences en design ou en photographie. Que vous vendiez des vêtements, des bijoux, de la décoration ou de l'alimentation, Social IA vous aide à créer du contenu professionnel en quelques clics.
Système de crédits
Social IA fonctionne avec un système de crédits. Chaque génération consomme un certain nombre de crédits selon le type de contenu.
Crédits inclus
Recharger des crédits
Générer une image
Créez des visuels professionnels de vos produits en quelques étapes :
Choisissez un produit existant dans votre inventaire, ou importez directement une photo depuis votre ordinateur ou téléphone.
Plusieurs styles sont disponibles pour adapter le rendu à votre image de marque :
Les tags aident l'IA à comprendre le type de produit. Le prompt personnalisé vous permet de décrire précisément le résultat souhaité (ex: "sur une table en bois avec des fleurs en arrière-plan").
L'image est générée en quelques secondes. Le résultat s'affiche directement à l'écran.
Si le résultat ne vous convient pas entièrement, utilisez le bouton "Améliorer" pour donner des instructions supplémentaires à l'IA (ex: "rendre l'arrière-plan plus lumineux", "ajouter des ombres douces"). Chaque amélioration consomme 1 crédit.
Conseils pour de meilleurs résultats
Générer une vidéo
Transformez vos images en vidéos courtes et engageantes pour les réseaux sociaux :
La vidéo est générée à partir d'une image existante : soit une photo de votre produit, soit une image précédemment générée par Social IA.
Plusieurs mouvements de caméra sont disponibles :
Durée : 5 secondes (5 crédits) ou 10 secondes (10 crédits). Format : 9:16 (Stories/Reels), 1:1 (Feed Instagram), 16:9 (YouTube/Desktop).
La génération d'une vidéo prend entre 1 et 3 minutes. Vous pouvez continuer à utiliser Oranexa pendant ce temps, une notification vous prévient quand la vidéo est prête.
Conseils pour les vidéos
Générer un texte (caption)
Rédigez des textes percutants pour accompagner vos publications, gratuitement et sans limite :
Quatre tons sont disponibles selon le message que vous souhaitez faire passer :
Ajoutez des instructions spécifiques pour orienter le texte (ex: "mentionner la livraison gratuite", "insister sur le côté artisanal", "ajouter un appel à l'action").
L'IA génère un texte adapté au réseau social ainsi qu'une sélection de hashtags pertinents. Le tout est copiable en un clic.
Bon à savoir : La génération de texte est entièrement gratuite et ne consomme aucun crédit. Vous pouvez générer autant de textes que vous le souhaitez.
Publier sur les réseaux sociaux
Une fois votre contenu généré (image, vidéo et texte), voici comment le publier :
Cliquez sur le bouton de téléchargement pour enregistrer le fichier sur votre appareil. Les images sont au format PNG haute qualité, les vidéos au format MP4.
Utilisez le bouton "Copier" pour copier le texte et les hashtags dans votre presse-papier.
Ouvrez Instagram, TikTok, Facebook ou toute autre plateforme, importez le visuel et collez le texte. Votre publication est prête.
Formats recommandés par plateforme
Historique des générations
Toutes vos générations sont conservées et accessibles à tout moment :
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